電算化會計檔案利用的影響因素和使用原則

　　電算化會計檔案利用的影響因素

　　政策法規對電算化會計檔案利用的影響。

　　國家制定的檔案法和會計法為會計檔案利用提供了基本前提。目前，會計檔案信息資源開發利用的相關規定不完善，使會計檔案管理部門對電算化會計檔案信息的開發利用沒有可操作的依據。因此，要利用電算化會計檔案信息資源，就必須建立關于這方面的政策、法律、法規，增強現有法律、法規的可操作性，集中組織對電算化會計檔案的利用，保證全國會計檔案信息資源建設正常進行。

　　經濟發展對電算化會計檔案利用的影響。

　　經濟因素是社會存在和發展的基礎，它影響著社電算化會計檔案信息資源的利用。表現在：社會主義市場經濟促使電算化會計檔案信息利用要以服務廣大信息用戶為宗旨，以信息市場的需求為導向。電算化會計檔案信息資源推動了社會經濟的發展，并獲得社會經濟對它的支持和保障；隨著知識經濟時代的到來，電算化會計檔案有著其他信息資源不可替代的作用；經費不足困擾著會計檔案信息資源利用。運用現代技術、設備購置和人員培訓等都需要經費支持，這使電算化會計檔案信息資源利用受到限制。

　　科技進步對電算化會計檔案利用影響。

　　科技的進步為電算化會計檔案信息資源利用創造了條件，電算化會計檔案信息將通過網絡為更多的人利用。深層次地開發會計檔案信息資源方向發展，直接影響到電算化會計檔案信息利用。所以，對科學技術的合理運用會給電算化會計檔案信息資源利用有重要影響

　　管理制度對電算化會計檔案利用影響。

　　會計電算化在網絡應用領域的拓寬使電算化進一步發展，并有著極為重要的經濟意義與法律意義。積極探索電算化會計檔案信息資源利用的新方法，把電算化會計檔案信息存儲于便于提取、傳遞的載體

　　人員素質對電算化會計檔案利用影響。

　　利用電算化會計檔案信息資源關鍵在于提高電算化會計檔案人員的素質，合理安排與使用人員，適應電算化會計檔案利用工作的需要，充分發揮電算化會計檔案的經濟價值。

　　電算化會計檔案利用的原則

　　電算化會計檔案具有全新特點，必須建立和遵守其工作原則，才能方便利用者的利用需要，并有利于保證電算化會計檔案的安全。

　　電算化會計檔案的雙套備份制度要嚴格執行。其中一套封存起來，封存電算化會計檔案的“原始性”，對外提供的一般應為只讀文件，不宜直接向利用者提供拷貝件。

　　采用適當的控制技術。用密鑰技術、用戶身份驗證技術等方法對需要控制使用的電算化會計檔案進行加密管理，使無關人員無法進入該文件，利用者和利用權限只能靠系統來鑒別、控制，另外，對建立的規章制度應注意有效性與可行性。

　　電算化會計檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動中的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施，避免由于安全問題帶來不可挽回的損失。發揮電算化會計檔案的最大限度優越性。建立一個科學的完整的電算化會計檔案系統。縮短會計檔案的傳輸時間，使會計檔案在宏觀控制和微觀管理中都能充分發揮作用，從而獲得更多的社會經濟效益。

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