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別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間
別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間
別讓開會(huì)謀殺了你的時(shí)間
會(huì)議：見怪不怪的難題
幾個(gè)星期前，老總讓秘書通知參加會(huì)議的高級(jí)主管準(zhǔn)備提交會(huì)議議程項(xiàng)目，不久，一個(gè)建議“大雜燴”上來了。老總看了這些議項(xiàng)，把常規(guī)性、操作性議題放在前面，以便在大會(huì)后面的時(shí)間里集中討論某個(gè)戰(zhàn)略性問題。
但是會(huì)議開始后，整個(gè)計(jì)劃完全走偏了。在看了銷售副總的廣告展示后，討文化教育中心全部拉到公司基本設(shè)備的配置上，造成本次會(huì)議的成果是：歐洲的競(jìng)爭(zhēng)計(jì)劃推遲到下次會(huì)議進(jìn)行；老總的計(jì)劃還沒有討論出結(jié)果，散會(huì)時(shí)有的主管沒精打采，有的神色氣憤，有一直抱怨又浪費(fèi)了時(shí)間……
這又是一個(gè)典型的謀殺時(shí)間的會(huì)議：沒有重點(diǎn)，無章可循，常常在一個(gè)無足輕重的問題上討文化了大半天，而最重要的問題卻根本沒時(shí)間談：給予戰(zhàn)略決策的注意力不夠。
據(jù)美國(guó)一家國(guó)際戰(zhàn)略咨詢公司調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一個(gè)典型的企業(yè)，其高層管理團(tuán)隊(duì)在一起工作的時(shí)間，每月不到3天；而在這3天里，其中花在討論戰(zhàn)略問題上的時(shí)間，不到3小時(shí)。而且就這3個(gè)小時(shí)，一般也是無果而終，很少能迅速作出優(yōu)良的決策。
美國(guó)一家全球性公司的高層主管抱怨說，每年花在討論假期問題上的時(shí)間，比花在討論進(jìn)軍東南亞市場(chǎng)的問題上的時(shí)間還要多；召開會(huì)議濁為了要做決定，而是“共享”一下信息，或者僅僅“大家討論一下”而已。而要做戰(zhàn)略決策的會(huì)議，則大多是“靈機(jī)一支”決定的，沒有任何前兆和準(zhǔn)備，隨意性很大。
效率開會(huì)小竅門
一個(gè)漏洞百出的決策能使投資者迅速地垮掉，而一個(gè)好的決策，如果決定得太慢的話，也同學(xué)會(huì)削弱市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。會(huì)議是決策過程中不可或缺的環(huán)節(jié)。而開會(huì)也是大有學(xué)問的。現(xiàn)在，就推出幾個(gè)小竅門，讓我們開會(huì)時(shí)用點(diǎn)時(shí)間，多出點(diǎn)成果。
操作性、戰(zhàn)略決策分開處理
討論操作性的問題和作出戰(zhàn)略決策，二者有本質(zhì)區(qū)別，需要有不同的討論形式和思考方式。針對(duì)不同的問題和目的召開不同的會(huì)議，可防止操作性事情主導(dǎo)會(huì)議議程，以便贏得更多的時(shí)間討論戰(zhàn)略問題。
將會(huì)議重點(diǎn)放在決策上
會(huì)義中心定位在決策而討論的層面上，會(huì)前的準(zhǔn)備工作必不可少。閱讀材料在會(huì)議前就要發(fā)放人參會(huì)者，在封面上列出會(huì)議將討論的主要問題。
度量生個(gè)議面的真正價(jià)值
擺在議程上的每個(gè)議項(xiàng)有輕重緩急之分。因此，管理者們花在上面的時(shí)間也要區(qū)別分配。要依據(jù)每個(gè)問題對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期影響的大小來決定，公司董事會(huì)或分析部分可提前做全面分析，一個(gè)概算就可以了。
盡快解決問題
按照嚴(yán)格程序把議程上的問題一個(gè)個(gè)解決掉，必須要有明確的時(shí)間表、團(tuán)隊(duì)處理方式以及最后由誰來拍板等等。管理者要時(shí)常提醒自己；議程上的問題解決了嗎？需要什么時(shí)候做決定？
擺出備選方案
如果沒有真正的可選方案，也就無從管理。戰(zhàn)略性備選方案的產(chǎn)生過程，要同它們的評(píng)估及通過過程分割開來，以加速最后的決定過程。
確保決策貫徹執(zhí)行
通常一個(gè)管理團(tuán)隊(duì)遇到的最大挑戰(zhàn)，不是做決定本身，而是針對(duì)所決定的內(nèi)容，會(huì)后的理解是否一致，這直接關(guān)系到?jīng)Q策的執(zhí)行效果。應(yīng)避免決策淪為兩種后果；一是實(shí)踐中被曲解；二是成為沉默不作為的犧牲品。
開會(huì)有如行船，會(huì)議的組織者和主持者必須有舵手的意識(shí)，開論是平靜的水面還是驚濤駭浪，都要穩(wěn)穩(wěn)的把握既定的方面，讓手里“船”達(dá)到目的地，讓各項(xiàng)問題有自己的歸宿，找到解決的途徑。否則，開地就會(huì)異變?yōu)闀r(shí)間的殺手，決策也將淪為“不系之舟”，茫然失所。
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