新時期企業文秘工作特點與文秘人員素質培養論文

　　摘 要：新時期下的企業文秘工作又有了新的定位，突破了傳統意義上的文秘工作模式和工作內容，對于文秘的專業能力以及綜合文化素質都有了更高要求。隨著經濟的不斷發展，市場競爭愈演愈烈，企業要在時代的風口浪尖站穩腳跟，就必須提高企業內部的綜合實力，文秘在企業中占有不可替代的地位，起到了為領導出謀劃策、排憂解難、傳上啟下的作用。因此，優秀的文秘工作者必須擁有較強的綜合實力，包括文化素質水平、專業能力、創意思維、社交能力等。本文旨在分析新時期背景下文秘的工作特點，并提出文秘人員素質培養策略，以供參考。

　　關鍵詞：新時期；文秘；特點；素質培養

　　文秘工作看似簡單，實際上承擔了企業中上下級樞紐的作用，是維系上級領導與下級員工溝通的重要保證，上級領導能否全面掌握整個企業情況，以及下級員工能否準確執行領導的工作安排，統統要靠文秘工作人員在其中發揮作用。因此，文秘的工作是否到位直接影響到整個企業的運作。但從現階段情況來看，文秘的工作和地位并不受到重視，其原因主要有兩個方面：①文秘工作人員自身不重視，由于人們一直以來對文秘的工作內容不太了解僅僅從字面意義上理解，普遍認為文秘的工作就是負責為領導傳真、打印、接電話、傳達領導工作等一系列的“瑣事”，因此，缺乏工作熱情與積極性，對工作沒有發展要求。②領導對文秘人員的不信任，沒有認識到文秘工作的重要性，沒有為其在工作中的創意思維和能力發揮提供空間，導致人才資源的浪費，工作上的壓力也沒有得到緩解。

　　一、新時期文秘工作特點

　　文秘工作在我國流傳已久，從秦朝發展至今。現階段的文秘工作主要服務于企業領導階層，其工作職責是傳達上級領導對下級工作人員的任務指派，以及代替下級工作人員向上級領導匯報工作情況，以及企業運營狀態，構建了整個企業各個部門之間的橋梁，在企業中占有重要地位。文秘的日常工作職責是配合、協助、分擔領導的工作，為領導執行決策出謀劃策排憂解難，從某種角度上講文秘的工作具有政治性。文秘的工作從屬于上級領導，主要職責就是分擔領導工作，文秘的工作內容是根據領導的工作內容而變化的。文秘的工作內容非常的寬泛，涉及到各個層面以及各個部門，日常主要工作內容包括：收集各個部門反饋的工作狀況、簽呈、請示材料、傳達領導的指示、領導會議記錄、工作安排、行程安排、文書處理、檔案管理等。新時期下的文秘工作特點具體可分為以下幾種：

　　1.輔助領導做出決策。文秘人員必須收集企業的整體運營信息并做出準確的評估，以此輔助領導作出決定性的判斷，以及決策的擬定。決策的擬定只是實行整個計劃的基礎性工作，整個計劃的最終目的是發現問題解決問題。在整個工作任務中，文秘的工作重點就是發現問題，并進行深入的分析，從而為領導提供科學有效的解決方式以供參考。

　　2.信息的收集以及處理。信息收集預處理占據了文秘工作的大部分時間，文秘人員通過接收大量的文件、電話、電報、報表掌握公司的運營狀況，并有效利用信息化網絡技術洞察市場動向，安排會議流程和領導工作流程。

　　3.協調企業上下級之間的關系。對于文秘工作來說，協調上下級的關系是其工作影響力的集中體現，有效消除或解決上下級之間的矛盾，凝聚企業向心力使企業上下團結一致，加強企業市場競爭力獲得最大經濟效益，是文秘工作的價值所在。

　　4.處理企業綜合事務。文秘工作范圍廣涉及領域多，主要包括：處理電話信息、會議信息、接待信息、信訪信息、文件處理、保密事務、公章管理和文稿擬定等。以上工作內容的主要意義在于，更全面的掌握公司動向，從而準確輔助領導做出決策，是協調上下級關系和處理信息的前提條件。通過處理企業綜合事務，才能實現秘書的所有職能。

　　二、新時期文秘工作特點與文秘人員素質培養

　　1.根據自身工作職責不斷提高工作水平。文秘工作人員應該嚴格要求自己，遵守文秘崗位職責，不斷加強工作業務水平提高自身綜合素質和文化水平，具體而言可以分為以下幾個方面：（1）從事文秘工作必須要樹立正確的人生觀、價值觀、世界觀，并且擁有良好的政治理論基礎，不管在任何單位組織機構，文秘的工作性質都不會發生改變，最終的目的都是服務于領導服務于整個企業，所以文秘人員必須加強和鞏固自身的政治意識、責任意識、大局意識，嚴格要求工作態度提高工作積極性，認真學習黨的領導方針并應用到實際工作當中，掌握相關法律規定以及有關企業制度為領導的決策和工作提供正確的導向和輔助。文秘工作實際上是一個枯燥復雜的過程，其工作地點以及工

　　作時間隨領導的安排而改變，因此，需要文秘工作者具備專業的職業操守，吃苦耐勞的精神和積極認真的工作態度。（2）從事文秘工作者必須具備處理綜合事務掌控大局的超強能力，由于文秘工作者的工作內容較為廣泛，涉及到文書的起草以及會議內容的擬定，因此文秘工作者必須具備扎實的文字功底，以及較高的文化素質，更重要的是必須具有流利的口才和準確的語言表達能力，在與上下級之間的溝通、處理上訪事務和接待外來賓客時發揮重要作用。（3）從事文秘工作者必須具備超強的協調和組織能力，以便在協調上下級關系和各部門溝通中，有效處理矛盾與隔閡，換種說法，也就是具備較高的情商，在企業中每個部門乃至每個工作人員都有其工作特性以及性格特征，因此要處理好復雜的人員關系就必須具備較高的情商，有效維持企業的和諧發展。（4）從事文秘工作者還必須具備嚴謹的工作態度，文秘的工作是輔助企業領導，而企業領導的重要決策依據來自文秘，因此，文秘的工作對企業的發展具有重大的影響，故而，文秘在日常工作中必須保持高度的警惕和嚴謹的工作態度，踏實認真的完成好每一項領導交代的任務，并且嚴格管理公章的使用，保守企業機密。

　　2.正確認知文秘工作性質。大部分人對文秘工作存有偏見，或者僅從字面含義理解文秘的工作，認為其工作內容僅僅只是發郵件、打電話、接電話、接收文件，認為文秘崗位工作輕松簡單可有可無。但實際上，文秘的工作復雜承擔的責任重大，因此，要切實落實文秘的工作職責，必須要對文秘崗位有全面的認識。根據新時期下文秘的工作特點總結可知，文秘工作具有從屬性、綜合性、服務性、政治性特點。文秘的主要工作就是服務與領導，協助領導完成日常工作。例如安排會議、做會議記錄、文件擬定、傳達領導工作指示、輔助領導制定重要決策、及時將下級的工作匯報反饋至領導等。雖然文秘的工作服務于領導，但服務不等于盲目，文秘人員要清楚認知自己的工作立足于整個企業，而不是靠阿諛奉承領導，在日常工作中要對接收的信息有效整合，利用科學系統的機制處理問題，并站在客觀角度分析領導決策，及時更正領導的失誤或補充領導的決策。文秘的共組大多建立在協助、協調、接收、反饋等內容上，因此工作成果不易察覺不易得到領導的肯定以及同事的認可，因此，從事文秘工作必須具備無私的奉獻精神，立足于企業發展將工作落到實處，兢兢業業扎扎實實完成領導交代的任務，做一個企業中默默無聞的奉獻者，一切以企業的可持續發展為前進動力，與企業共同進退。

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