申報材料等文檔撰寫規(guī)范

郵箱里收到全系幾十份優(yōu)秀團員（團干）申報材料，材料名稱多數皆為：“個人事跡”、“優(yōu)秀團員申報表”，部分郵件從標題到正文，看不出是哪個班級的哪個同學發(fā)來的。更有甚者，直接在郵件正文里寫個人事跡，沒有合理的分段，沒有排版，郵件標題：無主題……這些都是優(yōu)秀團員、優(yōu)秀團干啊，不是初次接觸電腦，初次給人發(fā)郵件吧……我的承受能力經受無數次的考驗。冷靜，深呼吸……

　　煩躁之余，列個此類材料撰寫的一般要求吧，希望能起到“格式刷”的作用。

　　申報材料撰寫的基本要求：

　　1、材料應有標題，可以設主、副標題，格式居中。標題一般可采用黑體，主標題字號略大，可用三號，副標題略小一些。可以根據字數多少和版面布局作適當調整。

　　標題樣例：張三同學“優(yōu)秀團干部”申報材料；因為付出，所以快樂——09新聞本1李四“雷鋒獎”申報材料；……諸如此類。

　　2、正文要求：宋體，小四，1.5倍行距，段落首行縮進2個字符。也可根據字數和版面需要，作適當調整。

　　3、標點符號應為中文（全角）狀態(tài)下輸入，如“、，。《》——……”而非英文半角狀態(tài)，如,.\"" 省略號不能打成。。。。。

　　4、規(guī)范書寫數字，正確區(qū)分使用漢字與阿拉伯數字的情況。同一詞匯在同一篇文檔中書寫應統(tǒng)一，根據我校文檔樣式，年級和班級一般使用阿拉伯數字，例如：09新聞本科1班，填表時，“年級”欄一般寫“09（級）”，而不寫“大一”。年份一般應寫完整，如2012年，不要簡寫成12年。

　　5、評優(yōu)評先的申報材料一般使用第三人稱寫，正文語言不應過于口語化。如果是要求提交個人小結、自薦材料，則用第一人稱。

　　6、申報材料一般采用“總—分—總”布局，正文部分首先簡要介紹姓名、年級專業(yè)班級、擔任職務等基本信息。

　　7、先進事跡、個人小結等文檔采用word程序撰寫（后綴.doc），而非記事本（.txt），按照規(guī)范對文字、段落等進行排版。

　　8、如果是從網上下載的表格（模板），填寫完個人信息后，保存時文檔應重命名，可以按“班級-姓名-申報項目”格式命名，如“09新聞本1-張三-優(yōu)秀團員申報材料”。文件名中應包含個人信息，以區(qū)別于他人，從而便于接收方快捷地處理附件。

　　9、如是發(fā)送郵件，應將文檔以附件發(fā)送，而非在郵件正文中直接撰寫申報材料。

　　10、曾獲榮譽填寫樣例，僅供參考：

　　2012年9月 獲 上海建橋學院 軍訓“優(yōu)秀學員”稱號

　　2012—2012學年 獲 文化傳播系 “優(yōu)秀學生干部”稱號

　　2012年度獲 校“弘揚雷鋒精神優(yōu)秀學生”銅質獎章

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