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學(xué)會(huì)使用辦公電話系統(tǒng)
如果你被要求去接電話，不管是偶爾一回還是你工作的一部分，都不要去抱怨。要盡可能地詢問(wèn)打電話的人有什么需要幫助的，通常他們會(huì)是公司的客戶。如何接聽(tīng)客戶的投訴和抱怨是非常重要的。問(wèn)一下他是否要留言，并且仔細(xì)地做記錄，這是一種尊重人的表現(xiàn)。費(fèi)時(shí)間確認(rèn)對(duì)方名稱的拼寫和他的電話號(hào)碼會(huì)給對(duì)方留下一個(gè)好的印象，而不是令人反感。
永遠(yuǎn)都不要對(duì)打來(lái)電話的人說(shuō)“我不知道。”相反地，要盡量地給對(duì)方一個(gè)答復(fù)，或者對(duì)他說(shuō)你會(huì)馬上找人來(lái)討論這件事。然后，你要盡可能快地給他答復(fù)。不管怎么樣，你都不要把電話轉(zhuǎn)給你認(rèn)為可能知道答案的人。一旦遇到了需要你去解決的問(wèn)題，一直負(fù)責(zé)下去，直至問(wèn)題有了答案或答復(fù)。搪塞拖延只會(huì)給你留下一個(gè)不好的形象。如果答復(fù)他需要較長(zhǎng)的時(shí)間，你應(yīng)該讓她放下電話，說(shuō)你會(huì)給他打回去。記住，如果你讓對(duì)方不要掛電話，應(yīng)該先對(duì)她說(shuō)一下。
如果對(duì)方提出的要求對(duì)你或者公司來(lái)說(shuō)是非分的或者過(guò)分的，不要很自然地說(shuō)：“不，你的要求我們不會(huì)滿足的。”你應(yīng)該說(shuō)：“這個(gè)我不能肯定，我弄清楚了再打給你，好嗎？”即使答案仍然是“no”，客戶也會(huì)覺(jué)得你做過(guò)了努力。
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