文件管理制度（合集15篇）

　　在學習、工作、生活中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一經制定頒布，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。你所接觸過的制度都是什么樣子的呢？以下是小編精心整理的文件管理制度，歡迎大家分享。

文件管理制度1

　　程序文件管理制度是我們企業管理體系的重要組成部分，它主要涉及以下幾個方面：

　　1. 程序文件的編寫規范：明確程序文件的格式、內容要求，包括流程描述、職責分配、操作步驟等。

　　2. 文件審批與發布：規定程序文件的審批流程，確保文件的準確性和合規性，并確定文件的發布方式和范圍。

　　3. 文件版本控制：管理文件的更新、修訂歷史，保證各個部門使用的.是最新、最準確的版本。

　　4. 文件存檔與檢索：規定文件的存儲方式和期限，以及如何快速有效地查找所需文件。

　　5. 文件培訓與執行：確保員工理解和掌握程序文件，以正確執行各項操作。

　　6. 文件審核與評估：定期對程序文件進行審核，評估其有效性和適應性。

　　內容概述：

　　1. 文件生命周期管理：從文件的創建、審批、發布到廢棄的全過程管理。

　　2. 文件變更管理：詳細記錄文件的修改原因、內容及責任人，確保變更透明。

　　3. 文件權限管理：設定不同層級員工對文件的訪問和修改權限，防止信息泄露或誤操作。

　　4. 文件溝通與協調：確保文件在各部門間的有效溝通和協調，避免信息孤島。

　　5. 文件合規性審查：對照法律法規和行業標準，確保文件內容符合相關規定。

　　6. 文件持續改進：基于業務發展和內外部環境變化，持續優化和完善文件內容。

文件管理制度2

　　一、目的

　　為了規范安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　二、適用范圍

　　本制度適用于與公司安全生產有關的文件檔案的管理。

　　三、職責

　　1、安保部負責制定本制度，并負責綜合監督管理。

　　2、各部門負責本部門文件檔案的管理，并負責監督檢查和考核；

　　3、各部門安全員負責本部門文件檔案的收集、歸檔和保管，并適時將安全生產檔案上報公司安全職能部門備案。

　　四、內容

　　1、文件資料的`收集

　　安全生產文件檔案內容如下：

　�。�1）國家有關安全生產法律法規、標準規范及其它要求；

　�。�2）上級主管部門安全生產文件、批復文、領導指示材料及會議資料等；

　�。�3）公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、住建指示材料等；

　�。�4）安全生產工作計劃、總結、報告等；、

　　（5）各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等；

　�。�6）供應商、承包商、施工單位相關材料等；

　�。�7）安全設施檢測、檢驗報告、記錄等；

　�。�8）食品安全、職業衛生評價報告等；

　　2、立卷歸檔

　　（1）、文件資料應根據其相互聯系、保存價值分類立卷，保證的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用；

　�。�2）、應根據文件資料的重要性，立案時間分永久、長期和短期三種，進行時間整理、分類歸檔；

　�。�3）、安保部在每年1月份前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存；

　�。�4）、各種文件資料按一定特征進行排列和系統化，應層次分明、編寫頁碼、標定卷內文件資料目錄；

　　（5）、不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷；

　　3、檔案保管

　　（1）、檔案應入架、科學排列，避免暴露和捆扎堆放；

　�。�2）、應采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞；

　　4、檔案借閱

　　（1）、文件資料檔案借閱，必須履行借閱手續，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續借手續；

　　（2）、借閱的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；

　�。�3）、歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記本上注銷；

　　5、檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經單位領導批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄；

　　五、相關記錄

　　《文件檔案清單》

　　六、本制度由安保部制定并負解釋，自發布之日起實施。

文件管理制度3

　　1目的

　　為了使本公司采用的外來文件處于受控狀態、不損壞、不丟失、保持其完整性、統一性和有效性，便于檢索、查找和及時更新，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　國家有關法律法規；

　　壓力管道元件制造相關安全技術規范；

　　壓力管道元件的型式與參數、設計、制造、檢查和驗收、檢驗與試驗方法等國家標準和行業標準（含指導性技術條件）；

　　型式試驗報告、監督檢驗報告；

　　分供方產品質量證明文件、資格證明文件。

　　3控制內容

　　3.1辦公室主任負責對本公司壓力管道元件產品相關法律法規、安全技術規范、標準的收集、購買、歸檔、登記造冊、貯存和管理工作。

　　3.1.1積極掌握壓力管道元件相關法律法規、安全技術規范、國家標準和行業標準的發展動態；

　　3.1.2及時采用適合于本公司壓力管道元件產品的新的法律法規、安全技術規范國家標準和行業標準，淘汰舊法律法規、安全技術規范、標準；

　　3.1.3經確認有效適用的法律法規、安全技術規范、標準均應加蓋“受控”章，記錄標準清單；

　　3.1.4每年定期對公司所有采用的法律法規、安全技術規范、標準進行清理，過期淘汰的舊法律法規、安全技術規范、標準應加蓋“作廢”章，并注明新替代法律法規、安全技術規范、標準名稱，存檔妥善保管；

　　3.1.5產品圖紙、技術文件所采用的.標準均須由技術負責人負責簽字確認；

　　3.2外來文件的保管、發放和借閱。

　　3.2.1外來文件統一由辦公室負責保管；

　　3.2.2外來文件的發放范圍由技術科長確認，質保工程師審批；

　　3.2.3外來文件發放的文本一律是復印件，并加蓋“受控”章，由使用部門負責人簽字領用；

　　3.2.4本公司外來文件一律不得外借，內部借閱須由借閱部門負責人簽字借閱，定期歸還。

　　4本制度由辦公室負責實施。

文件管理制度4

　　醫院文件管理擬辦閱批催辦制度的重要性不容忽視：

　　1.提升效率：通過標準化流程，減少文件處理的混亂和延誤，提高工作效率。

　　2.保證質量：明確的職責分配和審批流程，有助于提高文件處理的準確性和合規性。

　　3.促進溝通：制度化管理促進部門間的信息交流，避免因溝通不暢導致的.誤解和沖突。

　　4.法規遵從：確保醫院遵守相關法律法規，防止因文件管理不當引發的法律風險。

文件管理制度5

　　單位文件管理制度是指一套規范單位內部文件從創建、審批、存儲到銷毀全過程的規則和程序。它涵蓋了文件的分類、編碼、審批流程、保管期限、電子化處理、安全保護、查閱權限以及銷毀規定等多個方面。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：明確各類文件的定義，設定統一的文件編碼體系，便于管理和檢索。

　　2. 文件審批流程：規定文件的起草、審核、批準、發布等環節，確保文件內容的準確性和合規性。

　　3. 文件保管：確定文件的保存方式、地點和期限，以及檔案的`整理和歸檔工作。

　　4. 電子化管理：推行電子文檔，設置訪問權限，保證信息安全。

　　5. 文件安全：制定文件保密制度，防止信息泄露。

　　6. 查閱與借閱：明確查閱和借閱文件的權限和流程，確保文件的有效利用。

　　7. 文件銷毀：規定過期或不再需要的文件的銷毀程序，防止敏感信息遺失。

文件管理制度6

　　1.目的

　　防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門的日常工作。

　　3.職責

　　3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

　　3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

　　4.方法和過程控制

　　4.1公用設施的標識

　　4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識,標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衛生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

　　4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地,非請勿進'的標識。

　　4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

　　4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼于貨架或物資上,并在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。

　　4.1.7樓層的標識貼于本樓層的顯著位置。

　　4.1.8在進天臺的通道上應有'天臺重地,非請勿進'的標識。

　　4.1.9變壓器和高壓環網柜上掛'高壓危險,請勿靠近'告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標明水的深度。

　　4.1.11天臺顯眼部位應掛貼'高空拋物,手下留人'等字樣的警示牌。

　　4.2服務過程的標識

　　4.2.1高空作業時,在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域,對區域內的'財產要做好防護措施,并放置有'危險勿進','高空作業,注意安全'等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設備維修時,必須在開關上掛'有人工作,禁止合閘'的告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時,應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

　　4.2.4在公共場所刷油漆時,如果油漆未干而現場又無工作人員時,應在顯眼位置放置'油漆未干'告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間,在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌,清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。

　　4.2.6維修公共衛生間設施時,應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時,應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。

　　4.2.8對于其他有追溯性要求的服務過程(如一些清潔、保安、設備維護服務)標識,應通過制定明確的服務規范和做好質量記錄予以實現。

　　4.3標識的管理

　　4.3.1各部門自行制作的標識,必須嚴格參照公司ci手冊標識所規范的樣式,所有ci手冊所規范的標識,部門必須嚴格執行。

　　4.3.2各部門如需設置中英文對照標識,需將中文及譯文內容報品質主管審批。

　　4.3.3如發現標識已經被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標識意義,應及時更換、替補或撤消。

　　4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時,必須經總經理或授權品質主管同意后方可執行。

　　5.相關文件

　　《ci標識手冊》

文件管理制度7

　　行政辦公用品管理制度

　　第一章總則

　　第一條目的

　　為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規范化管理，控

　　制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。

　　第二條適用范圍

　　本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦

　　公所用文具（文件夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。

　　第二章辦公用品的分類

　　第三條行政辦公物品的分類

　　行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。

　　1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在20xx元及以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設備。

　　3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的.各種辦公類資產。

　　第三章行政辦公物品的管理職責

　　第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對

　　行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：

　　1、供應商選擇及管理；

　　2、組織各部門行政物品管理程序監控；

　　3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；

　　4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；

　　5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責

　　日常維護和修理。

　　第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各

　　部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公設備等資產；

　　第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公設備，由

　　人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。

　　第四章行政辦公物品采購

　　第七條辦公用品采購

　　1、行政部每月按各部門需求編制統一采購計劃、編制資金使用計劃，

　　納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。

　　2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門

　　的年度預算執行臺賬。

　　3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，并由行政

　　部主管領導批準后購進。購進消耗材料統一保管。

　　第八條辦公類服務采購

　　辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的采購。

　　1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務供應商。

　　2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經主管領導審批后在

　　公司行政部公布的服務供應商范圍內選擇。

　　第九條辦公資產采購

　　1、辦公資產采購計劃

　　各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。

　　2、實施采購

　　行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領導，經審批后方可到財務部領取支票進行購買。

　　3、驗收

　　行政部匯總使用根據采購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收采

　　購辦公資產，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理�！掇k公物品申請表》和購物明細復印件由行政部統一保管。

　　第五章辦公物品的管理

　　第十條辦公用品的配發

　　1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。

　　2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真

　　填寫文具領用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。

　　3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理

　　1、資產調撥

　　部門與部門之間轉移辦公設備等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字后，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公設備等資產。

　　2、資產報廢

　　由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑒定后，由行政部主管領導審批，審批后方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關規定處罰。

　　3、資產的租用、出租和外借

　�。�1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用

　　部門必須報公司行政部審批，行政部應盡量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批準方可租用，租用手續由行政部統一辦理。

　�。�2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行

　　政部定期對所有閑置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。

　　4、辦公資產的日常維護、維修

　�。�1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。

　　（2）行政部編制辦公資產維修計劃，并納入預算和經營計劃。根據

　　維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。

　�。�3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公設備

　　維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。

　�。�4）行政部接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行相應的維

　　修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為復雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢后及時登記《辦公設備維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。

　�。�5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程序。

文件管理制度8

　　總承包文件資料管理包括技術資料、質量保證資料、質量檢測資料及項目管理資料的管理。其中技術資料、質量保證資料、質量檢測資料由項目總工負責,是保證整個工程保質、按期順利完成的依據,也是工程竣工驗收的必備資料。其中管理資料由項目經理負責,它是整個施工過程中施工管理的依據,施工成果的證據。其所涉及的各種制度、影響施工的各種因素,與業主、監理各分包之間聯系函都是關系整個工程極其重要的文件。

　　1主要內容:

　　1)圖紙(接收/下發);

　　2)業主指令、施工方的復函、圖紙會審記錄(土建、機電、裝飾接收/下發);

　　3)工程變更;

　　4)重大技術方案的確認;

　　5)工程洽談紀要;

　　6)會議紀要;

　　7)監理批準的方案審批表。

　　2施工技術資料的歸類

　　1)材質證明;

　　2)材料試驗報告;

　　3)施工記錄;

　　4)預檢、隱蔽檢查記錄;

　　5)基礎、主體結構驗收;

　　6)施工組織設計;

　　7)技術交底;

　　8)質量評定;

　　9)竣工驗收資料。

　　3總承包和專業分包按照分級管理的原則進行文件和資料的管理。總承包下設資料室,專職負責文件、資料的收發、整理、管理及歸檔工作。

　　4各分包單位必須設專職資料員,專門負責資料的搜集、整理、報送、存檔工作。按照合肥市對文件技術資料存檔的要求及時整理歸檔。

　　5各分包單位必須按總承包規定的程序接收和報送文件、資料,否則,由此造成的一切后果,總承包均不負責。接收和報送程序規定如下:

　　1)業主及監理下發的`各類文件由總承包資料員進行登記留底后須經項目經理或執行經理審閱后下發各有關單位。

　　2)業主及監理直接交給各專業分包的各類文件、資料,各專業分包在收到文件、資料之后的4小時內必須到總承包資料室登記。

　　3)各專業分包單位報送業主或監理的各類文件如變更、報告、洽商、申請、簽證單等均需要由總承包專業工程師簽字并經項目經理審閱后,由總承包資料員登記存檔方可報送,否則總承包對此類文件不予承認。

　　6業主、監理、設計院下發的函件,經總承包審閱后以工程通知單或總承包指令的形式轉發給各分包單位;分包單位必須根據通知及函件具體要求處理各項事務。

　　7總承包對分包單位的管理要求。對上報資料的意見、會議通知、會議記要等,將以工程通知單形式下達給各分包,分包必須根據其要求及時處理,將處理結果及時向總承包匯報。

　　8分包上報文件資料,必須一式四份,總承包將依據實際需要轉報業主、監理審閱及存檔。

　　9分包對工程情況、圖紙問題、進度、安全、質量等相關事宜,可以以'工作報告'形式上報總承包,總承包對該報告的意見將通知單或總承包指令的形式下發分包。

　　10分包單位需上報的資料包括:承包合同、重要設備的訂貨合同、材料、構配件、設備報驗單,分部、分項工程報驗單,施工組織設計、施工方案、施工總進度計劃、季度進度計劃、月進度計劃、周進度計劃及依據合肥市有關規定和監理工程師要求上報的有關資料。

　　11分包單位上報的有關資料應按照合肥市現行標準及文件整理規定執行。

　　12分包單位自己收集整理有關工程竣工資料,總承包將不定期對資料進行抽查和考證、考評,不合格的資料分包商應及時整改。在工程竣工前根據總承包要求上報,由總承包上交地方監督站及有關部門。

文件管理制度9

　　物業文件管理制度是物業管理中不可或缺的一環，旨在確保各類文件的安全、完整和有效利用。它涵蓋了文件的`收集、分類、存儲、檢索、更新、銷毀等多個環節，旨在提升物業管理效率，保障業主權益，并符合法律法規要求。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：制定統一的文件分類標準，如財務文件、工程文件、客戶服務文件等，并進行編號，便于管理和查找。

　　2. 文件收集與歸檔：明確文件的來源，規定文件的接收、登記、審核流程，確保文件的真實性和完整性。

　　3. 文件存儲與保護：規定物理存儲的環境條件，如溫度、濕度控制，以及電子文件的備份策略，防止數據丟失。

　　4. 文件檢索系統：建立快速有效的檢索系統，使員工能迅速找到所需文件。

　　5. 文件使用與借閱：設定文件使用權限，規范借閱流程，防止信息泄露。

　　6. 文件更新與廢棄：明確文件修訂的程序和周期，對過期或無用文件進行安全銷毀。

　　7. 法規遵從性：確保文件管理符合相關法規，如檔案法、信息安全法等。

　　8. 培訓與監督：定期培訓員工，提高其文件管理意識，實施監督機制，保證制度執行。

文件管理制度10

　　文件制度是企業管理中不可或缺的一環，它涵蓋了企業內部所有文檔的創建、審批、存儲、檢索和廢棄等一系列流程。這些流程涉及到的文件類型包括但不限于政策文件、操作手冊、項目報告、財務報表、合同協議等。文件制度不僅關乎企業的日常運營，也是保障信息準確無誤、防止數據泄露、確保合規性的重要手段。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如按功能、部門、重要程度等，制定統一的編碼規則，便于管理和檢索。

　　2. 文件審批流程：規定文件從起草到發布的`審批步驟，確保文件內容的合法性和有效性。

　　3. 文件存儲與保護：設定文件的存儲位置、格式、期限，以及安全保護措施，防止數據丟失或損壞。

　　4. 文件使用與更新：明確文件的使用權限，規定更新頻率和修訂流程，確保信息的時效性。

　　5. 文件歸檔與廢棄：設定文件的歸檔標準和廢棄條件，遵循相關法律法規進行文件生命周期管理。

　　6. 文件審計與監督：設立定期的文件審核機制，監控文件制度的執行情況，及時發現并解決問題。

文件管理制度11

　　文件記錄管理制度是企業內部管理的核心組成部分，它涉及到企業運營的各個方面，包括但不限于文件的創建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等流程，以及記錄的'完整性、準確性、安全性和保密性的維護。這項制度旨在確保企業的信息資源得到有效管理和保護，提高工作效率，降低風險，同時也為企業的合規性和審計需求提供有力保障。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立統一的文件分類體系，對各類文件進行科學編碼，便于管理和檢索。

　　2. 文件制作與審批：規定文件的起草、審核、批準和簽發流程，確保文件內容的準確性和合法性。

　　3. 文件存儲與保管：明確文件的存儲介質、期限、位置和備份策略，確保文件的安全和完整。

　　4. 文件使用與借閱：設定文件的使用權限，規范借閱流程，防止信息泄露。

　　5. 文件變更與廢棄：規定文件修改、替換和廢棄的程序，確保信息的及時更新。

　　6. 記錄管理：確保記錄的真實性、有效性，規定記錄的保存期限和銷毀程序。

　　7. 安全與保密：制定信息安全政策，包括訪問控制、加密、備份和恢復措施，保護敏感信息。

　　8. 培訓與監督：定期對員工進行文件記錄管理培訓，強化合規意識，并通過審計和檢查確保制度執行。

文件管理制度12

　　(一) 質量文件包括各類文件、手冊、作業指導書,有關標準、規范、規程,試驗檢驗質量活動記錄等。

　　(二) 建立收發文件記錄,建立質量體系文件清單,及時收集整理質量活動記錄(樣品臺帳、試驗記錄、試驗報告、試驗臺帳等)。

　　(三) 質量文件由資料員建立檔案分類妥善保管。

　　(四) 工程試驗檢測資料,由資料員隨著工程進展及時整理并負責歸檔保管,工程竣工后移交技術部門統一歸檔上繳項目部。

　　(五) 及時下載有關方面的電子文件、通知,經主任簽閱后編碼登記,作為有效文件。

　　(六) 內部文件和資料,對他人復制或拷貝,須經主任批準。

　　(七) 過期資料的銷毀嚴格履行報批手續,并造冊登記入檔。

文件管理制度13

　　第一節 總則

　　一、為適應公司全方位規范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。

　　二、公司文件是傳達方針政策,發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發展服務。

　　三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。

　　四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

　　第二節 文件分類

　　一、規定。

　　發布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用"規定"。

　　二、決定、決議。

　　對重要事項或重大行動做出安排,用"決定"。

　　經會議討論通過并要求貫徹的'事項,用"決議"。

　　三、通知。

　　轉發上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用"通知"。

　　四、通報。

　　表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用"通報"。

　　五、請示、報告。

　　向上級請求批示與批準,用"請示"。

　　向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用"報告"。

　　六、批復。

　　答復請示事項用"批復"。

　　七、函。

　　商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用"函"。

　　八、會議紀要。

　　傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用"會議紀要"。

　　第三節文件格式

　　一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、 、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。

　　二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。

　　三、發文字號包括、年號、順序號。

　　四、公司發文分為四種:

　�、�"發"、②"人發"、③"客發"。

　　冠以上述發文的內發文件應對全公司具有效力,對外發文應代表公司的整體意志。

　　發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。

　　"發"用于公司及各部門的對內對外發文,由總經辦統一編號; "人發"、"客發"分別用于人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文,文件由發文部門自行編號,總經辦統一認定。

　　(公司其他部門均以"發"的發文,以②、③發文,須在發文權限范圍內。)

　　五、文件必須蓋章或簽字。

　　六、密級分為"絕密"、"機密"、"秘密"。

　　七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。

　　八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。

　　九、發文單位必須注明全稱。

　　十、多頁文件應標明頁碼。

　　十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。

　　十二、文件紙一般使用a4型。

　　第四節收文

　　一、收文一律使用《收文簿》。

　　二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時分送相關部門。

　　第五節辦文

　　一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

　　二、辦文由總經辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

　　三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

　　四、文件的催辦由總經辦負責,防止漏辦或延誤。

　　五、嚴格按照時限要求完成。

　　六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。

　　七、文件辦理完畢后,統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。

　　第六節發文

　　一、發文一律使用《公司發文稿紙》。 二、發文程序如下:公司內部發文:擬稿人→部門經理核準→主管副總經理→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案第七節其他

　　一、時限要求:

　　1、特急:限4個工作時內完成。

　　2、急:限8個工作時內完成。

　　3、平:限16個工作時內完成。

　　二、文件的保密要求:

　　1、絕密文件:閱后應立即退回發文部門,并由發文部門保存在保險柜內。

　　2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。

　　3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。

　　三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。

文件管理制度14

　　一、總則

　　技術文件是本廠指導生產、加工制造和質量管理的技術依據。為確保文件在質量保證中的重要作用，嚴明紀律，保證生產正常進行，特制訂本制度。

　　二、內容

　　技術文件包括下述內容：

　　1、成套設備資料，包括設備說明書、總圖、部件圖、零件圖和各種明細表、裝箱清單、產品合格證等;

　　2、非標件制作資料，包括總圖、部件圖、說明等;

　　3、土建資料，包括土建圖紙、工程結算資料等;

　　4、工藝文件

　　5、技術標準

　　6、生產報表

　　三、技術文件歸檔部門

　　1、內容中的1、2、3項歸資料室存檔;

　　2、內容中的4、5、6項歸辦公室存檔。

　　四、技術文件歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　內容項中的所有文件及與之相關的文件

　　2、歸檔時間

　　(1)技術文件材料管理成套后立即歸檔。

　　(2)技術文件在工程驗收半個月后歸檔。

　　(3)產品施工圖、工藝文件等在產品正式投產后一周內歸檔。

　　(4)設備說明書、合格證等在開箱后立即歸檔。

　　(5)技術改造、調試報告等在設備運行一周內歸檔。

　　(6)技術革新材料在報審批準后一周內歸檔。

　　(7)生產技術管理方面文件材料每年三月份前歸一次檔。

　　3、歸檔份數

　　(1)凡歸檔的技術文件一般應歸檔一份。

　　(2)使用頻繁的技術文件應歸檔2—3份(一份正本，其余為副本供借閱)。

　　4、歸檔手續

　　歸檔時應當由項目負責人填寫技術材料入庫一式兩份，交接雙方共同簽字蓋章各保留一份。

　　5、歸檔要求

　　(1)歸檔的技術文件必須收集齊全、完整、正確。

　　(2)歸檔的技術文件必須要格式統一，紙張優良，字跡工整，圖樣清晰，手續完備，字跡一律用碳素墨水或藍黑墨水書寫。

　　(3)各單位在每項工程驗收時對技術材料的收集、整理等情況同時驗收，如材料不完整，不系統不予驗收。

　　(4)歸檔工作由各歸檔部門承擔，對技術文件材料系統整理組成保管單位(袋、冊、卷)。

　　五、技術文件管理和使用方法

　　1、各相關技術文件由上述各歸檔部門歸檔保管，各部門要建立技術文件目錄，做好歸檔登記、保管、復制、收發、注銷和保密工作，要匯總好各技術文件復印發放單位的發放記錄，建立技術文件復印圖發放匯總臺帳。

　　2、技術文件正本歸檔后，原則上不得再從保管部門取出，若有更改須在保管部門進行。

　　3、技術文件的發放與管理：

　　(1)關于內容中1—3項技術：

　�、僭诒緩S內按指導生產需要由技術文件設計或編制單位發放，并確定發放范圍和數量，對使用單位逐一清點履行簽收手續。

　　②外協件復印圖由生產技術科提出明細，技術文件設計和編制單位前需經主管技術人員逐張檢查簽字，加蓋所在部門公章后方可由生產技術科向協作廠提供，同樣履行簽收記錄備案匯總手續。

　�、凵�產部門使用的復印圖，使用單位應妥善保管，以能正常指導生產和質量檢驗，無正當理由損壞丟失者，應追究單位或個人責任，由廠長做出處理決定。

　　④確因某種原因復印圖丟失補發，損壞可以以舊換新，但發放收受手續同前。

　�、輳陀�圖發放范圍要考慮最小最少原則，即在能正常指導生產情況下，發放范圍要最小，數量要最少。

　　⑥檢查與考核：

　　本項由廠長負責考核，每半年考核一次。

　　(2)關于內容中的4、5項技術資料

　　①各工藝文件經質量監控小組審核批準后，歸辦公室存檔，要建立工藝目錄、明細表。根據質量監控小組的`批準和本廠生產需要確定發放份數，并對使用部門逐一清點履行簽收手續，記錄在案。

　�、诖_因某種原因造成工藝文件丟失或損壞，可補發，但需經質量監控小組發出書面通知辦公室，再由其發放，每月一次。

　　(3)關于內容中的第6項技術文件：

　�、俑鞣N生產報表經統計員計算制定后存檔，除每天向廠長、車間主任報送外，不得外發，如有關人員需查閱報表，需經征得廠長批準方可下發，統計員需把下發的報表記錄在案。

　�、诖隧椨缮�產經理考核，每月考核一次。

　　六、技術文件更改制度

　　為了進一步完善技術文件的更改辦法，保證生產的正常進行和各部門工作的協調性，需進行文件更改。

　　1、更改原則

　　(1)技術文件更改和得降低產品質量，亦不得違背有關標準和規定。

　　(2)進行更改部位的圖線、數字、文字、符號等應清晰完整正確統一。

　　(3)本廠的技術文件，更改權屬于產品設計和工藝質量監控小組或編制者，其他部門人無權更改。

　　(4)技術文件的更改必須填寫《更改通知單》，并嚴格履行審批手續。

　　(5)底圖和復印圖均準予劃改、不得刮改。一次性使用的技術文件準予改底圖，但要做好原始記錄。

　　2、更改程序

　　(1)填寫《更改通知單》。

　　技術文件確定更改后，由技術文件的設計或編制者填寫更改通知單，且由此設計的相關技術文件均應一并履行同樣手續。

　　(2)更改校對和審核

　　更改通知單填寫后，由技術文件設計或編制單位有關負責人分別進行校對、審核并簽字。

　　(3)更改批準

　　重要文件或更改較大者，更改通知單尚須廠長批準簽字。

　　(4)經上述程序后，更改通知單尚須加蓋產品設計或工藝質量監控部公章后方能生效。

　　(5)更改實施

　　①技術文件的設計者或編制者持批準生效后的更改通知單，首先到各相關保管部門改原件，并將更改通知單交由保管部門歸檔備查。

　�、谄浜蠹夹g文件的設計者或編制者持更改通知單到該文件的各使用單位逐一更改，并將更改通知單交由各單位備查。

　　(6)考核

　　本規定由廠長負責，每年考核一次。

　　七、各歸檔部門職責

　　1、收集、整理、保管有關技術資料。

　　2、承辦發、借閱技術資料工作，為生產、產品開發、技改等提供服務。

　　3、承辦技術資料的更改、清理和銷毀過時文件工作。

　　4、幫助本廠各機構內部的資料整理和歸檔工作。

　　八、技術文件管理

　　技術文件管理由mlb同志總負責。

文件管理制度15

　　1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發布通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢后交學校辦公室。

　　3、辦公室負責人應認真細致地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學校統一規定編號、登記，之后提交校長簽發。

　　4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作為歸檔資料應妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學校檔案室歸檔。

　　5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的.首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。

　　6、文件打印完畢后加蓋學校公章。對于學校內部發文，可以采用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，并作好相關的發送記錄，作為檔案保存。

　　7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存并定期整理（一學年）。

　　8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

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