物業檔案管理制度

時間：2023-12-20 10:31:51 管理制度我要投稿

物業檔案管理制度精品（2篇）

　　隨著社會不斷地進步，制度的使用頻率逐漸增多，制度具有合理性和合法性分配功能。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是小編精心整理的物業檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

物業檔案管理制度精品（2篇）

物業檔案管理制度1

　　1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、報告、員工資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的`，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的'變更，保證信息的準確性；

　　5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；

　　6、為確保文檔，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；

　　7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。

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